In der Unternehmenspraxis stellt sich häufig die Frage, wie die Weiterverrechnung von Kosten umsatzsteuerlich zu behandeln ist. Dabei ist zu klären, ob eine Weiterverrechnung umsatzsteuerpflichtig ist und – falls ja – welcher Steuersatz anzuwenden ist.

Dafür ist entscheidend, ob die weiterverrechneten Kosten Teil des Entgelts für eine erbrachte Leistung darstellen oder ob sie als durchlaufende Posten zu qualifizieren sind.

Weiterverrechnung als Teil des Entgelts für eine erbrachte Leistung

Der Umsatzsteuer unterliegen alle Vorgänge, die auf einem Leistungsaustausch beruhen. Ein Leistungsaustausch setzt voraus, dass eine Leistung und eine Gegenleistung erbracht werden. Dies ist auch dann gegeben, wenn der Unternehmer für seine Leistung lediglich ein Entgelt in Höhe der Selbstkosten weiterverrechnet. Daher spielt die Höhe des Entgelts keine Rolle für die Einordnung als Leistungsaustausch.
Weiterverrechnete Kosten, die als „unselbstständige Nebenleistung“ zur Hauptleistung zu werten sind, werden umsatzsteuerlich gleich wie die Hauptleistung behandelt. Umsatzsteuerlich gilt dann für die Nebenleistung derselbe Steuersatz wie für die Hauptleistung.

Beispiel
Ein Unternehmer verrechnet im Rahmen einer Beratungsleistung zusätzlich noch Kilometergeld an seinen Kunden weiter. Auch wenn es sich hierbei nur um Selbstkosten handelt, unterliegt das Kilometergeld dem gleichen Steuersatz wie die Beratungsleistung. Wichtig ist, dass die Umsatzsteuer korrekt vom Nettobetrag der weiterverrechneten Kosten berechnet wird. Unterliegt die Hauptleistung beispielsweise dem Steuersatz von 20%, gilt dieser Steuersatz auch für alle damit verbundenen Nebenleistungen.

Durchlaufende Posten

Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmer lediglich im Namen und für Rechnung eines anderen Unternehmers vereinnahmt oder verausgabt. Zwischen dem vereinnahmenden Unternehmer und dem Kunden besteht in diesem Fall kein eigener Leistungstausch. Die Beträge gehören daher nicht zum Entgelt und unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Durchlaufende Posten sind beispielsweise Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren und Gerichtsgebühren.
Durchlaufende Posten müssen nicht zwingend auf der Rechnung ausgewiesen werden. Sofern sie auf der Rechnung angeführt werden, muss klar erkennbar sein, welche Beträge der Unternehmer für eigene Leistungen und welche er im Namen eines anderen Unternehmers vereinnahmt bzw. verausgabt hat.
Wichtig ist, dass die Weiterverrechnung immer netto erfolgt, da für die durchlaufenden Posten keine Umsatzsteuer veranschlagt wird. Erfolgt jedoch eine gemeinsame Ausweisung der eigenen Leistungen und der durchlaufenden Posten als Gesamtsumme und wird die Umsatzsteuer von der Gesamtsumme berechnet, schuldet der Unternehmer die Umsatzsteuer „kraft Rechnungslegung“.